Diretor recebe o melhor notebook.
Gerente recebe um equipamento intermediário.
Analista recebe uma configuração mais simples.
À primeira vista, essa lógica pode parecer natural. Afinal, empresas estão acostumadas a associar determinados benefícios e recursos à hierarquia dos cargos.
Quando falamos de tecnologia, porém, hierarquia nem sempre representa necessidade computacional.
Um diretor que utiliza predominantemente e-mail, navegador, apresentações e videoconferências pode exigir muito menos do equipamento do que um analista que trabalha diariamente com grandes bases de dados, softwares de engenharia, desenvolvimento ou edição audiovisual.
Por isso, uma pergunta importante deveria anteceder qualquer processo de aquisição:
Estamos escolhendo notebooks de acordo com o cargo das pessoas ou com o trabalho que elas realmente executam?
Cargo não determina necessidade tecnológica
O nome escrito no crachá diz pouco sobre o que um computador precisa entregar.
Dois profissionais com níveis hierárquicos semelhantes podem possuir rotinas completamente diferentes.
Um gerente comercial pode passar boa parte do dia utilizando CRM, navegador, apresentações, reuniões online e planilhas.
Um gerente de engenharia pode precisar executar aplicações técnicas pesadas simultaneamente, analisar projetos e processar grandes volumes de informação.
Os dois são gerentes.
Mas isso não significa que deveriam utilizar a mesma configuração.
O contrário também acontece.
Um analista pode possuir uma demanda computacional muito superior à de profissionais que ocupam posições hierárquicas mais elevadas.
Tecnologia deveria acompanhar a atividade, não o organograma.
O problema de comprar equipamentos pela hierarquia
Quando a empresa utiliza apenas o cargo como critério, dois problemas podem surgir.
De um lado, o subdimensionamento.
Profissionais que executam atividades pesadas recebem máquinas incapazes de acompanhar sua rotina.
O resultado pode aparecer em forma de lentidão, travamentos, perda de produtividade e aumento dos chamados de suporte.
Do outro lado está o superdimensionamento.
A empresa compra equipamentos com processadores, memória, armazenamento e recursos muito superiores aos que determinados usuários realmente utilizarão.
Nesse caso, existe um investimento adicional que dificilmente será convertido em produtividade.
Nos dois cenários, o problema é o mesmo:
a empresa está investindo sem relacionar tecnologia à necessidade real.
O que deveria definir um notebook corporativo?
Antes de discutir marcas ou modelos, é mais eficiente entender a rotina do profissional.
Algumas perguntas ajudam bastante:
Quais aplicações serão utilizadas?
Um profissional que trabalha apenas com aplicações de escritório possui necessidades diferentes de alguém que utiliza softwares de engenharia ou edição.
Quantos programas costumam ficar abertos simultaneamente?
A quantidade e o tipo de aplicações utilizadas ao mesmo tempo influenciam diretamente os requisitos de memória e processamento.
O profissional trabalha de forma móvel?
Quem visita clientes, viaja ou alterna frequentemente entre escritório e home office pode valorizar peso, autonomia de bateria e portabilidade.
Existe necessidade de processamento gráfico?
Designers, arquitetos, engenheiros e profissionais audiovisuais podem possuir demandas específicas de GPU.
O equipamento será utilizado por quanto tempo?
A expectativa de ciclo de vida também influencia a configuração adequada no momento da compra.
Essas respostas fornecem muito mais informação do que simplesmente saber se o colaborador é analista, coordenador, gerente ou diretor.
Perfis de utilização tornam as compras mais inteligentes
Uma alternativa é criar perfis tecnológicos de usuários dentro da empresa.
Por exemplo:
Perfil administrativo: navegador, ERP, pacote Office, e-mail e videoconferências.
Perfil comercial: CRM, apresentações, videoconferências, mobilidade e boa autonomia de bateria.
Perfil técnico: aplicações específicas, maior processamento e necessidade de multitarefa.
Perfil criativo: edição de imagens e vídeos, maior demanda gráfica e armazenamento.
Perfil executivo: mobilidade, autonomia, segurança, videoconferência e eventualmente características premium de construção.
Esses exemplos precisam ser adaptados à realidade de cada organização.
O importante é mudar o critério.
Em vez de perguntar “qual notebook compramos para um gerente?”, a empresa começa a perguntar:
“Qual configuração atende este perfil de utilização?”
Padronização continua sendo importante
Criar perfis não significa comprar um modelo diferente para cada funcionário.
Isso tornaria a administração do parque tecnológico excessivamente complexa.
O objetivo é justamente encontrar equilíbrio entre adequação e padronização.
Uma empresa pode, por exemplo, estabelecer três ou quatro configurações homologadas capazes de atender à grande maioria dos profissionais.
Com isso, torna-se mais simples:
- realizar compras;
- manter equipamentos reserva;
- administrar peças e acessórios;
- prestar suporte;
- planejar upgrades;
- substituir equipamentos;
- realocar notebooks entre colaboradores.
A padronização permanece.
O que muda é o critério utilizado para construí-la.
Um equipamento mais caro não significa necessariamente um investimento melhor
Imagine uma empresa comprando um notebook de R$ 10 mil para um profissional cuja rotina seria perfeitamente atendida por uma máquina de R$ 6 mil.
A diferença de R$ 4 mil não necessariamente gera produtividade adicional.
Agora imagine que, simultaneamente, outro colaborador esteja utilizando um notebook subdimensionado e perdendo tempo diariamente.
Existe dinheiro sobrando onde não precisava e tecnologia faltando onde faria diferença.
Em parques com dezenas ou centenas de máquinas, decisões como essas podem representar valores significativos.
Eficiência não significa comprar barato. Significa alocar recursos onde eles realmente geram retorno.
Pessoas diferentes precisam de ferramentas diferentes
Um notebook corporativo deveria ser tratado como uma ferramenta de trabalho.
E boas ferramentas são dimensionadas de acordo com aquilo que precisam executar.
Por isso, antes da próxima renovação do parque tecnológico, talvez seja interessante olhar menos para o organograma e mais para a rotina das pessoas.
Entender:
o que elas fazem;
quais aplicações utilizam;
onde trabalham;
quais gargalos enfrentam;
e quais recursos realmente precisam.
Só depois disso deveria começar a discussão sobre modelos e configurações.
A melhor máquina não é necessariamente a mais potente.
É aquela que atende adequadamente à necessidade do profissional durante seu ciclo de utilização.
A WSL auxilia empresas na manutenção e gestão de notebooks corporativos, ajudando a identificar oportunidades de upgrade, reaproveitamento e substituição de equipamentos.
Antes de investir em novas máquinas, entender o perfil de utilização da equipe pode tornar as próximas decisões muito mais eficientes
