“Quanto minha empresa deveria investir em tecnologia?”

Essa é uma das perguntas mais comuns entre empresários e gestores.

E também uma das mais difíceis de responder.

Isso porque não existe um valor universal, nem um percentual mágico do faturamento que funcione para todas as empresas.

O investimento ideal depende do porte do negócio, do setor de atuação, do grau de digitalização dos processos e da dependência que a empresa possui da tecnologia para operar.

Ainda assim, existe uma certeza.

A pergunta mais importante talvez não seja “quanto investir?”, mas sim “quanto custa não investir?”

É justamente essa mudança de perspectiva que diferencia empresas que utilizam a tecnologia como vantagem competitiva daquelas que apenas reagem aos problemas quando eles aparecem.

Tecnologia deixou de ser um gasto operacional

Durante muitos anos, a tecnologia foi tratada como um centro de custos.

Computadores.

Servidores.

Licenças.

Suporte técnico.

Tudo era visto apenas como despesa.

Hoje, essa visão faz cada vez menos sentido.

Praticamente todas as áreas de uma empresa dependem diretamente da tecnologia.

O comercial.

O financeiro.

O RH.

O atendimento.

A diretoria.

Quando a infraestrutura funciona bem, todos produzem mais.

Quando ela falha, todos produzem menos.

Ou seja, tecnologia passou a influenciar diretamente receita, produtividade e margem de lucro.

Existe um erro muito comum

Muitas empresas definem o orçamento de tecnologia apenas quando surge um problema.

O notebook queimou.

O servidor apresentou falha.

A impressora parou.

Então ocorre a compra.

Esse modelo é totalmente reativo.

Na prática, significa que a empresa não possui planejamento tecnológico.

Ela apenas responde às emergências.

O resultado costuma ser previsível:

• compras feitas às pressas;
• equipamentos diferentes entre si;
• custos maiores;
• dificuldade de manutenção;
• falta de padronização;
• investimentos desorganizados.

Empresas maduras fazem exatamente o contrário.

Planejam antes.

Tecnologia deve fazer parte do planejamento financeiro

Assim como existe um orçamento para marketing, treinamento, estrutura física ou expansão, também deveria existir um planejamento anual para tecnologia.

Esse planejamento normalmente considera:

• renovação de equipamentos;
• manutenção preventiva;
• upgrades de memória e armazenamento;
• licenciamento de softwares;
• segurança da informação;
• backup;
• monitoramento;
• suporte técnico;
• expansão da infraestrutura.

Quando esses investimentos são distribuídos ao longo do ano, a empresa evita grandes desembolsos inesperados.

Além disso, consegue negociar melhor compras e reduzir custos.

O ciclo de vida dos equipamentos importa

Outro erro bastante comum é utilizar equipamentos até que simplesmente parem de funcionar.

Do ponto de vista financeiro, isso parece uma economia.

Na prática, costuma gerar o efeito contrário.

Um notebook não deixa de ser produtivo apenas quando quebra.

Muito antes disso ele já pode estar:

• iniciando lentamente;
• limitando a execução de softwares;
• exigindo mais suporte;
• aumentando o tempo de espera dos colaboradores;
• consumindo mais horas improdutivas.

Ou seja, o equipamento continua funcionando.

Mas a produtividade da empresa já começou a cair.

Investir apenas quando ocorre a falha significa ignorar todo o prejuízo acumulado antes dela.

Nem sempre investir significa comprar equipamentos novos

Quando falamos em investimento em tecnologia, muitas pessoas imaginam imediatamente a troca de computadores.

Mas existem diversas formas de aumentar a produtividade sem substituir todo o parque tecnológico.

Em muitos casos, pequenas ações geram excelentes resultados.

Por exemplo:

• substituição de HD por SSD;
• aumento de memória RAM;
• manutenção preventiva;
• padronização dos equipamentos;
• atualização de softwares;
• reorganização da infraestrutura;
• melhoria da rede;
• revisão dos processos tecnológicos.

O objetivo não deve ser gastar mais.

Deve ser investir melhor.

Quanto custa uma hora improdutiva?

Existe um exercício simples que todo empresário deveria fazer.

Qual é o custo médio de uma hora de trabalho dentro da empresa?

Agora multiplique esse valor pelo número de horas desperdiçadas mensalmente com:

• equipamentos lentos;
• sistemas instáveis;
• chamados recorrentes;
• interrupções;
• retrabalho.

Em muitas empresas, esse valor supera com facilidade o investimento necessário para modernizar parte da infraestrutura.

É nesse momento que fica evidente uma realidade importante:

Tecnologia não compete com o caixa da empresa.

Ela protege o caixa.

Tecnologia também precisa acompanhar o crescimento

Toda empresa deseja crescer.

Mais clientes.

Mais colaboradores.

Mais faturamento.

Mas crescimento também exige uma infraestrutura capaz de suportar essa evolução.

Caso contrário, a empresa amplia a operação sem ampliar sua capacidade tecnológica.

O resultado aparece rapidamente:

• aumento de chamados;
• queda de produtividade;
• lentidão;
• dificuldade de integração entre setores;
• aumento dos custos operacionais.

Investir em tecnologia também significa preparar a empresa para o próximo estágio de crescimento.

Não existe investimento caro quando o retorno é maior

Uma empresa dificilmente questiona o investimento em uma máquina que aumenta a produção da fábrica.

Ou em um veículo que melhora a logística.

Então por que ainda existe tanta resistência em investir na ferramenta utilizada diariamente por praticamente todos os colaboradores?

Um notebook, um servidor ou uma infraestrutura melhor não geram retorno apenas porque são mais modernos.

Eles geram retorno porque devolvem tempo.

E tempo recuperado se transforma em produtividade.

Produtividade gera mais capacidade operacional.

E capacidade operacional gera melhores resultados financeiros.

Como definir um orçamento para tecnologia

Não existe uma fórmula única.

Mas algumas perguntas ajudam bastante.

• Quantos equipamentos possuem mais de quatro ou cinco anos?
• Quantos chamados técnicos ocorreram nos últimos doze meses?
• Quanto tempo a equipe perde diariamente por problemas tecnológicos?
• Existe um cronograma de renovação dos equipamentos?
• O crescimento previsto para os próximos anos exige expansão da infraestrutura?
• Existem riscos relacionados à segurança da informação?

Responder essas perguntas oferece uma visão muito mais precisa do que simplesmente definir um valor aleatório para investir.

Conclusão

A pergunta não deveria ser apenas quanto investir em tecnologia.

Deveria ser quanto sua empresa pretende ganhar em produtividade, eficiência e competitividade.

Empresas que tratam a tecnologia como investimento conseguem planejar melhor, reduzir custos invisíveis e crescer de forma sustentável.

Já aquelas que investem apenas quando surgem problemas acabam gastando mais, produzindo menos e convivendo com uma infraestrutura que limita seu próprio crescimento.

Investir em tecnologia não é acompanhar tendências.

É garantir que a empresa tenha condições de operar no nível de desempenho que o mercado exige.

FAQ

Existe um percentual ideal do faturamento para investir em tecnologia?

Não existe uma regra única. O investimento depende do setor, do porte da empresa, da maturidade tecnológica e da dependência que o negócio possui da infraestrutura de TI.

Vale a pena trocar equipamentos antes que eles quebrem?

Na maioria dos casos, sim. O custo da perda de produtividade costuma ser maior do que o investimento realizado de forma planejada.

Investir em tecnologia significa apenas comprar computadores?

Não. Também envolve manutenção preventiva, upgrades, segurança da informação, softwares, monitoramento, infraestrutura de rede e organização tecnológica.